Googleフォームの使いどころ：下準備でひと手間を

拝啓、日々アンケートとかの催促メールを送っている事務局の中の方々

先日、Googleフォームを使おうという記事を書きました。事務局的な仕事では情報の集約と整理が必要な場合が多いので、フォームが便利ですとお伝え出来たと思います。

今回はそれを踏まえて、実際にフォームを使うときにどういう下処理（下準備）をしておくとよいか、というとても領域の狭いTipsを紹介したいと思います。

回答者の確認が必要なら？→シート二つ目に対象者リストいれてVlookupかCountifで。
よくあるのは「AさんからZさんまで全員に回答もらいたい」「そして期日までに回答してなかったらリマインドしたい！」というパターンです。

そういう場合には「誰が回答済みか」と「誰が回答していないか」という情報がすぐにわかると便利ですよね。

で、例えば社員番号とかEmailアドレスとか個々人を特定できるIDに類するものがある場合、それを参照してリストとの照らし合わせができます。

いちいちフォームの結果を番号順（名前）順に並べて上から調べて。。。という面倒なことをするより、以下の手順でずっと作業が簡易化されます。

フォームを作る（社員番号やメールアドレスなどを取得するようにする）
フォームの回答が出力されるスプレッドシートを開く
スプレッドシートにシートを追加する
このシートに対象者のリストをいれる
リストの横に、VlppkupかCountifで1枚目のシートに記載される社員番号・メールアドレスを参照して「回答済み」「--(未回答)」というフラグを出すようにする。

※この時、Arrayformula使うと便利ですよ。使い方はいずれ書きます。
サンプル：

=Arrayformula(if(Vlookup(検索値の開始セル:列のアルファベット,隣のシートの該当列,1,False)>0,"回答済み","--"))

複数回答OKにしてしまうとVlookupがうまく機能しない（参照する値が複数になる）ので、Countifのほうが妥当かもしれません。あるいは回答は1回のみ、事後に編集可能という設定にしておくとよいかも。

Countifは面倒なので省略。いずれご紹介します。

回答すると自動的に対象者リストの中で回答・未回答が分かるようになります。
じゃぁ次はフィルタをオンにして、未回答だけ見つけましょう。リマインドメール送るならこの人たちへどうぞ。

「フィルタをオン」がよくわからない場合はググるとよいと思います。いずれこれもご紹介したいですね。

実はフォームにはメアドを指定してメールでフォーを送るということができます。そうすると未回答者がほぼ自動でわかります。

しかしながら、この機能の欠点は「同じフォームを違うタイミングで使いまわすときには、前の人のログが残ってしまう」ということです。

毎回フォームを作り直してもよいですが、それはそれで面倒なので、今回のような方法を紹介しました。

今回は以上です。いかがでしょうか。

拝啓、事務局の中の人へ